METODE FACT FINDING DAN REQUIREMENT

METODE - METODE FACT FINDING DAN REQUIREMENT

Oleh :

Syafrudin (12650039)

Vion Age (12650074)

Agus Minanur Rohman (12650118)

Latar Belakang

Untuk mempelajari sistem analis perlu melakukan mengumpulkan fakta-fakta dan semua informasi yang relevan. fakta jika dinyatakan dalam bentuk data kuantitatif disebut sebagai data. Keberhasilan proyek apapun tergantung pada keakuratan data yang tersedia. Informasi yang akurat dapat dikumpulkan dengan bantuan metode / teknik tertentu. Metode-metode tertentu untuk mencari informasi dari sistem yang disebut teknik menemukan fakta (Fact Finding Technique). Teknik menemukan fakta ini terdiri dari Wawancara, Kuesioner, Rekam View dan Observasi.
Apa itu Fact Finding?

Fact-Finding Adalah sebuah proses untuk mengenali dan mendefinisikan masalah yang dihadapi oleh organisasi sebagai dasar acuan untuk penyusunan langkah selanjutnya bagi PR sebagai masukan kebijakan bagi pihak manajemen. Hal lazim yang dilakukan dalam tahap fact finding adalah kegiatan research.
Fact – Finding adalah mencari/ mengumpulkan fakta-fakta/data sebelum seseorang melakukan suatu kegiatan atau tindakan. Misalnya seorang PRO dari sebuah perusahaan, sebelum ia melaksanakan tugas–tugasnya, harus mengetahui terlebih dahulu tentang :
- Apa yang diperlukan publik
- Siapakah yang termasuk ke dalam publik ini
- Bagaimana keadaan publik dipandang dari berbagai segi
- Mengapa publik bersikap masa-bodo, menentang dsb.

Jenis-jenis Teknik Fact Finding

Gambar 1. Jenis – jenis Teknik Fact Finding

Background Reading

Bila seorang baru ingin mempelajari sebuah sistem maka salah satu cara yang disarankan adalah Background Reading
dengan membaca Laporan Perusahaan, Struktur Organisasi, Manual Kebijakan, Rincian pekerjaan, dan Dokumentasi yang ada.

Keuntungan :	Kerugian :
Membantu analis memahami perusahaan sebelum bertemu dengan karyawan dari perusahaan tersebut. Analis dapat menyiapkan teknik fact finding yang lain terkait dengan tujuan perusahaan Dokumen yang ada dapat menyediakan informasi yang sudah ditentukan untuk sistem yang ada	Dokumen tertulis kadang tidak sesuai dengan reality

Interview / Wawancara

Sistem analis interview adalah suatu percakapan langsung dengan tujuan-tujuan tertentu dengan menggunakan format tanya jawab. Dalam wawancara, anda ingin mendapatkan pendapat orang yang diwawancarai serta perasaannya tentang kondisi sistem yang ada saat itu, ujuan-tujuan pribadi dan dan organisasional, serta prosedur-prosedur informal.

Merencanakan Wawancara

Terdapat lima langkah untuk mempersiapkan suatu wawancara, mencakup serangkaian kegiatan mulai dari pengumpulan materi latar belakang yang mendasar samapai memutuskan siapa yang akan diwawancarai.

Langkah-langkah merencanakan wawancara

Membaca materi latar belakang
Menetapkan tujuan-tujuan wawancara
Memutuskan siapa yang diwawancarai
Menyiapkan orang yang diwawancarai
Memutuskan jenis dan struktur pertanyaan

Jenis-jenis Pertanyaan

Dalam wawancara dikenal ada dua jenis pertanyaan yaitu pertanyaan terbuka dan pertanyaan tertutup.

Pertanyaan terbuka bersifat "terbuka" menggambarkan pilihan bagi orang yang diwawancarai untuk merespon. Mereka terbuka, respons bisa berupa dua kata atau dua paragraf.

Gambar 2: Pertanyaan wawancara terbuka

Pertanyaan tertutup membatasi respon orang yang diwawancarai, pertanyaan tertutup seperti soal-soal pilihan ganda saat ujian, anda di beri suatu dengan lima jawaban, namun tidak punya kesempatan untuk menulis tanggapan anda sendiri.

Kelebihan menggunakan pertanyaan tertutup mencakup hal-hal sebagai berikut:

Menghemat waktu
Langsung kesasaran
Dengan mudah membandingkan orang yang diwawancarai
Tetap dapat mengontrol wawancara
Membongkar banyak hal dengan cepat
Mendapatkan data-data yang relevan

Kekurangan penggunaan pertanyaan tertutup bersifat substansial, yakni:

Membosankan orang yang diwawancarai
Dapat mendapatkan banyak detail (karena penanya menyediakan batasan pilihan kepada orang yang diwawancarai).
Kehilangan gagasan utama untuk alasan sebelumnya.
Gagal membangun hhubungan antara penanya dengan orang yang diwawancarai.

Gambar 3 : Pertanyaan wawancara tertutup

Gambar 4 : Atribut-atribut pertanyaan terbuka dan pertanyaan tertutup

Laporan hasil wawancara sangat diperlukan karena kita perlu menyimpan data-data hasil wawancara. Pewawancara perlu menangkap esensi wawancara lewat laporan tertulis. Seperti pada gambar 5 dibawah ini menunjukan sebuah sampel formulir laporan wawancara yang akan membantu untuk menangkap esensi wawancara.

Gambar 5: Laporan Hasil Wawancara

Sifat pertanyaan dalam wawancara :

Gunakan bahasa yang baik, sopan dan jelas, jaga penampilan
Jangan memasukan pendapat pribadi
Hindari pertanyaan yang panjang dan berbelit-belit
Hindari pertanyaan yang menakutkan/ mengkhawatirkan
Hindari pertanyaan yang mengkritik
Jangan menggunakan kata "anda‟, "kamu‟ dsb, dan carilah kata yang cocok bila yang diinginkan adalah pernyataan group

Keuntungan :	Kerugian :
Contact secara personel memungkinkan analisi untuk lebih respon dan mendapatkan apa yang user katakan. Karena itu informasi yang didapatkan adalah informasi yang berkualitas tinggi. Analis dapat menelusuri lebih dalam mengenai pekerjaan user. Jika orang yang diinterview tidak mempunyai informasi lagi, maka interview dapat dihentikan.	Interview membutuhkan banyak waktu Analisis harus bekerja lagi untuk merapikan informasi yang didapat Hasil interview bisa tidak valid, jika orang yang diinterview mempunyai pikiran tertutup mengenai permasalahan tersebut Jika ada hasil interview yang berbeda sama sekali, maka sulit untuk diselesaikan.

Observasi

Observasi adalah cara Fact Finding dengan memperhatikan bagaimana orang melakukan pekerjaan mereka. Dalam observasi, analis juga dapat mengetahui informasi apa yang dibutuhkan bagi user untuk melakukan pekerjaannya

Ciri-Ciri Teknik Observasi:

Data yang dikumpulkan memiliki tingkat keandalan yang tinggi (ada validitas)
Melihat langsung kehidupan (fakta)
Dapat menggambarkan lingkungan fisik
Dapat mengukur tingkat pekerjaan (volume/frekwensi)
Orang yang diamati terganggu/tidak nyaman
Tidak seluruh pekerjaan dapat diamati (tidak mewakili tingkat kesulitan tertentu)
Mengganggu aktifitas kehidupan
Orang yang diamati cenderung berlaku baik

Berikut adalah keuntungan dan kerugian menggunakan metode Observasi :

Keuntungan :	Kerugian :
Observasi pada orang yang bekerja memberikan informasi bagaimana sistem dijalankan Data yang dikumpulkan dalam realtime mempunyai nilai validitas yang tinggi. Observasi dapat digunakan untuk verifikasi informasi dari sumber lain atau melihat pengecualian dari standard prosedur yang ada Data dasar mengenai kinerja dari sistem yang ada dapat dikumpulkan	Banyak orang yang tidak suka di observasi. Observasi membutuhkan orang yang sudah ditraining dan ahli dalam melakukan observasi Ada banyak masalah logical bagi analis. Akan ada pula masalah etik kerja

Document Sampling

Semua kegiatan investigasi, wawancara dan obseravasi dalam metode pengumpulan data merupakan keputusan-keputusan penting karena berkaitan dengan apa yang diamati dan siapa yang ditanya atau diobservasi. Penganalisis sitem membuat keputusan-keputusan ini berdasarkan atas suatu pendekatan terstruktur yang disebut Sampling.

Sampling adalah proses menyeleksi unsur-unsur yang mewakili suatu populasi secara sistematis. Bila unsur-unsur yang mewakili diamati dengan seksama, diasumsikan penganalisis akan mendapat informasi yang bermanfaat tentang populasi secara keseluruhan.

Kebutuhan Akan Sampling

Ada beberapa alasan bagi penganalisis sistem memilih menyeleksi sampel data yang representatif untuk diperiksa atau menyeleksi orang-orang tertentu untuk diwawancarai, diberi pertanyaan, atau diobservasi. Alasan-alasan tersebut antara lain:

Menekan biaya
Mempercepat pengumpulan data
Meningkatkan keefektifan
Mengurangi kecurigaan

Perancangan Sampling

Seorang penganalisis sistem harus mengikuti empat tahapan untuk merancang Sampel yang baik:

Menentukan data-data yang dikumpulkan atau digambarkan
Menentukan populasi yang dijadikan sampel
Memilih jenis-jenis sampel
Memutuskan ukuran sampe

Keuntungan	Kerugian
Dapat digunakan untuk mengumpulkan data qualitative Dapat digunakan untuk menemukan tingkat kesalahan pada dokumen kertas	Jika sistem berubah dratis, maka dokumen yang ada tidak dapat menggambarkan keadaan yang akan datang

3.5
Kuisioner

Kuisioner adalah suatu teknik pengumpulan informasi yang memungkinkan pengaalisis sistem mempelajari sikap-sikap, keyakinan, karakteristik, dan perilaku beberapa orang utama dalam organisasi yang bisa berpengaruh oleh sistem yang diajukan atau oleh sistem yang sudah ada. Dengan menggunakan kuesioner, penganalisis berupaya mengukur apa yang ditemukan dalam wawancara. Selain itu, kuesioner juga bisa digunakan digunakan untuk menentukan seberapa luas atau terbatasnya sentimen yang diekspresikan dalam suatu wawancara.

Teknik Kuisioner:

Cocok untuk sumber data banyak dan tersebar
Responden tidak terganggu
Hasilnya biasanya lebih objektif
Responden merasa dibatasi
Tidak dapat mengembangkan pertanyaan sesuai dengan situasinya
Daftar pertanyaan yang baik dan lengkap sulit dibuat

Petunjuk :

Rencanakan dahulu fakta dan opini yang akan dikumpulkan
Tentukan pertanyaan yang cocok
Pertanyaan tidak mengandung kesalahan dan harus jelas/sederhana
Coba dahulu kepada 1 atau 2 responden, bila ada kesulitan segera perbaiki

Keuntungan :	Kerugian :
Cara yang murah untuk mendapatkan data dari banyak orang Jika kuesioner didesain dengan baik, maka hasil yang didapatkan dapat secara mudah dianalisa.	Kuesioner yang baik sulit untuk dibuat Tidak ada mekanisme yang secara otomatis dapat menelusuri masalah lebih dalam Kuesioner yang dikirimkam melalui pos, mempunyai tingkat respon yang rendah

3.6 PROTOTYPING

Prototipe merupakan suatu metode dalam pengembangan system yang menggunakan pendekatan untuk membuat sesuatu program dengan cepat dan bertahap sehingga segera dapat dievaluasi oleh pemakai. Hal ini berbeda dengan SDLC tradisional (konvensional) yang lebih banyak menghabiskan waktu untuk menghasilkan spesifikasi yang sangat rinci sebelum pemakai dapat mengevaluasi system.

Prototype adalah suatu teknik pengumpulan data yang sangat berguna melengkapi siklus hidup pembangunan sistem tradisional. Saat penganalisis sistem menganalisis prototyping mereka berusaha mencari reaksi, saran-saran, inovasi, rencana revisi pengguna untuk membuat peningkatan terhadap prototype sekaligus modifikasi rencana sistem dengan biaya dan ganggguan maksimum. Sistem-sistem yang yang mendukung pembuatan keputusan semi terstruktur (seperti yang dilakukan pada pendukung keputusan) adalah contoh utama prototyping.

KELEBIHAN PROTOTYPE

KELEMAHAN PROTOTYPE

Pendefinisian kebutuhan pemakai menjadi lebih baik karena ketrlibatan pemakai yang lebih intensif.
Meningkatkan kepuasan pemakai dan mengurangi resiko pemakai tidak menggunakan system mengingat keterlibatan mereka yang sangat tinggi sehingga system memenuhi kebutuhan mereka dengan sangat baik.
Mempersingkat waktu pengembangan.
Memperkecil kesalahan disebabkan pada setiap versi prototype, keslahan segera dideteksi oleh pemakai.
Pemakai memiliki kesempatan yang lebih banyak dalam meminta perubahan-perubahan.
Menghemat biaya (menurut penelitian, biaya pengembangan dapat mencapai 10% hingga 20% disbanding kalau menggunakan SLDC tradisional).

Prototype hanya bisa berhasil jika pemakai bersungguh-sungguh dalam menyediakan waktu dan pikiran untuk menggarap prototype.
Kemungkinan dokumentasi terabaikan karena pengembang lebih berkonsentrasi pada pengujian dan pembuatan prototype.
Mengingat target waktu yang pendek, ada kemungkinan system yang dibuat tidak lengkap dan bahkan system kurang teruji.
Jika terlalu banyak proses pengulangan dalam membuat prototype, ada kemungkinan pemakai menjadi jenuh dan memberikan reaksi yang negative.
Apabila tidak terkelola dengan baik, prototype menjadi tak pernah berakhir. Hal ini disebabkan permintaan terhadap perubahan terlalu mudah untuk dipenuhi.

Kapan Teknik Fact Finding Digunakan?

Penggunaan Fact-finding merupakan bagian dari penerapan database lifecycle. Ini secara krusial dibutuhkan sebelum melakukan perencanaan database, mendefinisikan sistem, dan pengumpulan dan analisis requirements.

Requirement

Apa itu Requirement?

Penemuan Kebutuhan merupakan proses dan teknik yang digunakan oleh penganalisis sistem untuk mengidentifikasi atau ekstrak masalah sistem dan solusi dari kebutuhan pengguna.

Menurut Ian Sommerville, Requirement adalah spesifikasi dari apa yang harus diimplementasikan, deskripsi bagaimana sistem harusnya berkerja atau bagian-bagian yang ada didalam sistem, bisa juga dijadikan batasan dalam proses pengembangan sistem.

Macam – Macam Requirement

Menurut Ian Sommerville, ada beberapa macama Requirement, antara lain sebagai berikut :

Gambar 2. Macam - macam Requirements

User Requirement (Kebutuhan Pengguna)

Pernyataan tentang layanan yang disediakan sistem dan tentang batasanbatasan perasionalnya. Pernyataan ini dapat dilengkapi dengan gambar/diagram yang dapat dimengerti dengan mudah.

System Requirement (Kebutuhan Sistem)

Sekumpulan layanan/kemampuan sistem dan batasan-batasannya yang ditulis secara detil. System requirement document sering disebut functional specification (spesifikasi fungsional), harus menjelaskan dengan tepat dan detil. Ini bisa berlaku sebagai kontrak antara klien dan pembangun.

Software Design Spesification (Spesifikasi Desain Perangkat Lunak)

Gambaran abstrak dari rancangan software yang menjadi dasar bagi perancangan dan implementasi yang lebih detil. Ketiga jenis requirement tersebut diperlukan dalam pembangunan software karena masing-masing memberi pengertian ke pihak yang berbeda kepentingan.

Kategori Requirement

Gambar 3. Kategori Requirements

Functional Requirement

Menggambarkan apa yang sistem lakukan dan akan lakukan atau menjabarkan fungsi–fungsi yang akan dilaksanakan software. Contohnya memformat teks. Kadang – kadang disebut juga sebagai kapabilitas.

Non Functional Requirement

Menggambarkan aspek dari sistem yang berhubungan dengan sebaik apa hal itu memenuhi functional requirement. memberikan batasan terhadap solusi yang akan dihasilkan. Disebut juga sebagai quality requirement. Requirement jenis ini masih bisa dibagi lagi menjadi performance requirements, maintainability requirements, safety requirements, reliability requirements atau salah satu software requirements lainnya.
Usability Requirement

Adalah hal yang akan memampukan kita untuk yakin bahwa sistem yang dibuat dan user yang akan menggunakan sistem tersebut dan task yang akan dikerjakan adalah sesuai

"Software requirement: What, Why, and Who"

Seperti yang tertera pada gambar 4 di atas dijelaskan bahwa requirement terdiri atas 3 jenis yaitu Business Requirement, User Requirement, dan Functional Requirements. Business requirement merepresentasikan tujuan tingkat tinggi costumer yang memesan sistem, User Requirement mendeskripsikan tujuan pengguna atau tugas yang bisa dilakukan oleh pengguna. Functional Requirement merupakan spesifikasi pada fungsionalitas software yang harus dikembangkan oleh developer. Sedangkan istilah System Requirement mendeskripsikan kebutuhan yang paling tinggi untuk produk yang memiliki banyak sub-sistem.

Kesimpulan

Setelah apa yang kita sudah bahas pada penjelasan – penjelasan terdahulu, kita bisa menyimpulkan bahwa Teknik Fact Finding merupakan metode-metode tertentu untuk mencari informasi dari sistem. Secara garis besar, Teknik Fact Finding sendiri dibagi menjadi 6 bagian utama yaitu Background Reading, Interview, Observasi, Document Sampling, Kuisione dan Prototype.

Sedangkan Requirement merupakan spesifikasi dari apa yang harus diimplementasikan, deskripsi bagaimana sistem harusnya berkerja atau bagian-bagian yang ada didalam sistem, bisa juga dijadikan batasan dalam proses pengembangan system. Menurut Ian Sommerville Requirement dibagi menjadi 3 bagian utama, yaitu User Requirement, System Requirement dan Software Design Spesification. Sedangkan menurut Allan Dennis dalam bukunya System Analysis and Design, Requirement terbagi menjadi 5 bagian utama yaitu, Business Requirement, User Requirement, System Requirement, Functional Requirement, dan Non Functional Requirement.

Referensi