STUDI KELAYAKAN PROPOSAL SISTEM

STUDI KELAYAKAN PROPOSAL SISTEM

Analisa Perancangan Sistem Informasi

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA UIN MAULANA MALIK IBRAHIM MALANG

 

ANALISIS KELAYAKAN DAN PROPOSAL SISTEM

Dalam dunia bisnis saat ini, tampak semakin jelas bahwa analis harus belajar untuk berfikir seperti halnya manajer bisnis. Aplikasi computer dikembangkan pada tahap record. Lebih dari pada sebelumnya, manajemen mengharapkan sistem informasi menghasilkan manfaat lebih. Informasi adalah modal utama yang harus ditetapkan, sebagaimana halnya pemasaran harus menetapkan produk baru dan bagian produksi menetapkan gedung atau peralatan baru. Analis sistem semakin diharapkan untuk membantu menjawab pertanyaan berikut:

1. Apakah investasi akan menghasilkan keuntungan?
   
2. Apakah ada investasi lain yang menghasilkan lebih besar daripada pengeluaran?
   

 

ANALISIS KELAYAKAN-PENDEKATAN CREEPING COMMITMENT

Kelayakan adalah: ukuran akan seberapa menguntungkan atau seberapa praktis pengembangan sistem informasi terhadap organisasi. Kelayakan analis atau analisis kelayakan adalah proses pengukuran kelayakan. Kelayakan sebaiknya diukur di sepanjang siklus hidup. Lingkup dan kompleksitas proyek yang tampaknya dapat dikerjakan dengan mudah, dapat berubah setelah persoalan dan kesempatan awal dianalisis secara lengkap atau setelah sistem di desain. Jadi, proyek yang layak dikerjakan di satu titik dapat menjadi tidak layak pada saat selanjutnya.

Gambar diatas menunjukkan titik periksa kelayakan selama fase analisis sistem pada siklus hidup kita. Titik periksa tersebut ditampilkan dengan bentuk berlian. Berlian tersebut mengindikasikan bahwa penilaian ulang kelayakan dan tinjauan manajemen sebaiknya dilakukan pada akhir fase sebelumnya (sebelum fase berikutnya). Proyek dapat dibatalkan atau direvisi pada setiap titik periksa, dengan mengabaikan sumber daya yang telah digunakan.

Ide untuk pembatalan proyek seringkali sulit untuk dilakukan. Biasanya untuk melakukan pembenaran dilakukan dengan cara melanjutkan proyek berdasarkan waktu dan uang yang telah dipergunakan. Namun dalam prinsip dasar manajemen adalah jangan pernah menghambur-hamburkan uang untuk sesuatu yang merugikan. Memutuskan untuk membatalkan tidak berarti menganggap biaya yang telah dikeluarkan tidak penting. Biaya pada akhirnya harus direkoveri jika investasi tersebut dianggap berhasil.

 

ANALISIS SISTEM-TITIK PERIKSA DEFINISI LINGKUP

Analisis kelayakan pertama dilakukan pada fase definisi lingkup. Pada tahap awal proyek, kelayakan tidak lebih dari pengukuran tingkat kepentingan persoalan dan perkiraan bagian pertama dari biaya pengembangan. Secara realistis, kelayakan tidak dapat diukur secara akurat, sampai persoalan dan persyaratan difahami dengan lebih baik. Setelah memperkirakan keuntungan penyelesaian persoalan dan kesempatan, analis memperkirakan biaya pengembangan sistem sebesar 50 sampai 100 persen.

ANALISIS SISTEM - TITIK PERIKSA ANALISIS MASALAH

Titik periksa selanjutnya terjadi setelah studi dan analisis persoalan yang lebih detail pada sistem terbaru. Analis dapat membuat perkiraan yang lebih baik tentang biaya pengembangan dan keuntungan yang akan diperoleh dari sistem baru. Nilai minimum pemecahan masalah setara dengan biaya persoalan tersebut. Diharapkan sistem yang lebih baik akaan dapat melakukan hal yang lebih baik daripada itu. Akan tetapi sistem tersebut harus mengembalikan nilai minimum ini.

Biaya pengembangan pada titik ini hanyalah angka perkiraan. Analis belum mendefinisikan seluruh persyaratan pengguna atau menetapkan solusi desain untuk persyaratan tersebut. Jika biaya yang diperkirakan meningkat secara signifikan dari fase penyelidikan awal ke fase analisis persoalan, aka kemungkinan penyebabnya adalah lingkup. Lingkup memiliki kecenderungan untuk meningkat dalam banyak proyek.

 

DESAIN SISTEM-TITIK PERIKSA ANALISIS KEPUTUSAN

Fase analisis keputusan menyatakan aktifitas analisis kelayakan utaman karena fase tersebut memetakan salah satu dari banyak kemungkinan implementasi sebagai target untuk desain sistem. Persoalan dan persyaratan sebaiknya dikenali mulai sekarang. Selama fase analisis keputusan, solusi alternative didefinisikan dalam konteks metode input/output, metode penyimpanan data, persyaratan perangkat keras dan lunak, metode pengolahan, dan implikasi orangnya.

Daftar berikut menyatakan rentang pilihan umum yang dapat dievaluasi oleh analis:

• Membiarkan sistem yang sudah ada.
  
• Atur kembali proses bisnis (manual), bukan proses yang berbasis computer.
  
• Meningkatkan proses computer yang telah ada.
  
• Membeli aplikasi terpaket.
  
• Mendesain dan membangun sistem berbasis computer yang baru.
  

Sesudah menentukan pilihan-pilihan ini, masing-masing dianalisis untuk mengetahui kelayakan operasional, teknis, jadwal, dan ekonomisnya. Suatu alternative direkomendasikan pada pemilik sistem untuk mendapat persetujuan dan sebagai desain umum dan detail.

 

EMPAT PENGUJIAN KELAYAKAN

Sebagian besar analis setuju bahwa ada empat kategori pengujian kelayakan:

• Operational feasibility/kelayakan operasional adalah ukuran sebaik apa solusi tersebut akan bekerja dalam organisasi. Juga ukuran pendapat orang tentang sistem atau proyek tersebut.
  
• Technical feasibility/kelayakan teknis adalah ukuran kepraktisan solusi teknis tertentu dan kesediaan sumber dan pakar teknis.
  
• Schedule feasibility/kelayakan jadwal adalah ukuran kelayakan daftar pelaksanaan proyek tersebut.
  
• Economic feasibility/kelayakan ekonomis adalah ukuran efektivitas biaya sebuah proyek atau solusinya.
  

Kriteria kelayakan teknis dan operasional mengukur kelayakan persoalan atau solusinya. Kelayakan operasional adalah people-oriented sedangkan kelayakan teknis adalah computer-oriented

 

KELAYAKAN OPERASIONAL

Ada dua aspek kelayakan operasional yang harus dipertimbangkan, yaitu:

• Apakah masalah itu cukup berharga untuk diselesaikan, atau akankah solusi itu bermanfaat untuk menyelesaikan suatu masalah?
  
• Bagaimana pendapat pengguna akhir dari manajemen mengenai maslaah (solusi) itu?
  

 

APAKAH MASALAH ITU CUKUP BERHARGA UNTUK DISELESAIKAN, ATAU AKANKAH SOLUSI ITU BERMANFAAT UNTUK MENYELESAIKAN SUATU MASALAH?

PIECES dapat digunakan sebagai dasar analisis tingkat kepentingan suatu masalah atau efektivitas suatu solusi. Berikut ini adalah daftar pertanyaan yang ditujukan pada persoalan ini:

• Performance (Apakah sistem itu menyediakan throughput dan waktu respon yang cukup)
  
• Information (Apakah sistem menyediakan informasi terhormat yang tepat waktu, saling berkaitan, akurat, dan berguna bagi pengguna akhir dan manajer)
  
• Economy (Apakah sistem itu menawarkan tingkat dan kapasitas pelayanan yang memadai untuk mengurangi biaya bisnis atau meningkatkan keuntungan bisnis)
  
• Control (Apakah sistem itu menawarkan control yang memadai untuk mengatasi penipuan dan penggelapan dan untuk menjamin keakuratan dan keamanan data dan informasi
  
• Efficiency (Apakah sistem itu menggunakan secara maksimum sumber yang tersedia termasuk orang, waktu, aliran form, meminimalkan penundaan proses, dan semacamnya?)
  
• Services (Apakah sistem itu menyediakan layanan yang diinginkan dan andal pada siapa saja yang menginginkannya? Apakah sistem itu fleksibel dan dapat dikembangkan?)
  

 

BAGAIMANA PENDAPAT PENGGUNA AKHIR DARI MANAJEMEN MENGENAI MASALAH (SOLUSI) ITU?

Sangat penting untuk tidak hanya mengevaluasi apakah sistem itu dapaat bekerja tetapi juga mengevaluasi apakah sistem itu akan bekerja. Solusi yang dapat dikerjakan mungkin bisa gagal karena adanya perlawanan pengguna akhir atau manajemen. Pertanyaan berikut ditujukan pada hal tersebut:

• Apakah manajemen mendukung sistem tersebut?
  
• Bagaimana pendapat pengguna akhir tentang peranannya dalam sistem yang baru?
  
• Pengguna akhir atau manajer bagaimana yang menentang atau tidak bersedia menggunakan sistem tersebut?
  
• Bagaimana perubahan lingkungan kerja pengguna akhir? Dapatkah atau akankah pengguna akhir dan manajemen menyesuaikan diri dengan perubahan itu?
  

Pada dasarnya, pertanyaan ini ditujukan pada penerimaan politis terhadap penyelesaian persoalan atau solusinya.

 

ANALISIS KEGUNAAN

Dalam menentukan kelayakan operasional pada tahap siklus hidup selanjutnya, usability analys/analisis kegunaan sering dilakukan dengan prototype sistem yang dapat bekerja dari sistem yang diajukan. Ini merupakan pengujian antar muka pengguna sistem.

Ada tujuan atau kriteria tertentu yang disepakati para pakar untuk mengukur kegunaan antar muka, antar lain :

• Kemudahan untuk dipelajari – berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melatih seseorang agar dapat bekerja pada level yang diinginkan.
  
• Kemudahan untuk digunakan – seberapa mudah seorang pengguna dapat melakukan suatu aktifitas dengan cepat dan akurat.
  
• Kepuasan – seberapa puas seorang pengguna terhadap suatu antarmuka dan apakah pengguna lebih menyukai nya dari pada tipe yang telah ada.
  

 

KELAYAKAN TEKNIS

Saat ini, sangat sedikit hal yang secara teknis tidak mungkin. Akibatnya, kelayakan teknis mengarah pada hal yang praktis dan masuk akal. Kelayakan teknis ditujukan pada tiga maslaah pokok.

• Apakah teknologi atau solusi yag diajukan cukup praktis?
  
• Apakah saat ini kita telah mempunyai teknologi yang memadai?
  
• Apakah kita mempunyai pakar teknis yang memadai?
  

 

APAKAH TEKNOLOGI ATAU SOLUSI YANG DIAJUKAN CUKUP PRAKTIS?

Teknologi untuk tiap solusi yang terdefinisi biasanya tersedia. Beberapa perusahaan suka menggunakan teknologi state-of-the-art, tetapi sebagian besar perusahaan lebih suka menggunakan teknologi yang matang dan teruji. Teknologi yang matang memiliki dasar pengguna yang lebih besar sehingga kita dapat memperoleh nasihat yang berkaitan dengan persoalan dan peningkatan.

 

APAKAH SAAT INI KITA TELAH MEMPUNYAI TEKNOLOGI YANG MEMADAI?

Dengan mengansumsikan solusi pada teknologi yang yang diperlukan adalah praktis, maka kita selanjutnya harus bertanya pada diri kita, apakah teknologi ini tersedia pada toko sistem informasi kita? Jika teknologi itu tersedia, maka kita bertanya apakah kita memenuhi kapasitas yang diperlukan. Jika jawaban pada kedua pertanyaan tersebut tidak, maka selanjutnya kita harus bertanya pada diri kita, bisakah kita mendapatkan teknologi tersebut? Teknologi itu mungkin praktis dan tersedia dan kita membutuhkannya. Tetapi mungkin kita tidak mampu untuk menjangkaunya. Sekalipun argumentasi ini terbentur pada kelayakan ekonomis, hal ini sebenarnya merupakan kelayakan teknis. Jika kita tidak dapat menjangkau teknologi tersebut, maka alternative yang membutuhkan teknologi itu tidak praktis dan secara teknis tidak layak.

 

APAKAH KITA MEMPUNYAI PAKAR TEKNIS YANG MEMADAI?

Pertimbangan kelayakaan teknis ini sering dilupakan selama analisis kelayakan. Sekalipun sebuah perusahaan memiliki teknologinya, tidak berarti ia memiliki keahlian yang dibutuhkan untuk mengaplikasikan teknologi itu secara tepat. Misalnya, sebuah perusahaan mungkin memiliki DBMS. Akan tetapi, analis dan programmer yang tersedia untuk proyek tersebut mungkin tidak cukup mengenal DBMS untuk dapat mengaplikasikannya dengan tepat. Kurva pembelajaran ini akan mempengaruhi kelayakan teknis suatu proyek, khususnya mempengaruhi jadwal.

 

KELAYAKAN JADWAL

Beberapa proyek diawali denga tenggat waktu yang spesifik. Sangat perlu untuk menentukan apakah tenggat waktu itu bersifat perintah atau keinginan. Jika tenggat waktu tersebut berdasar keinginan daripada perintah, maka analis dapat mengajuka jadwal alternative. Lebih baik (kecuali jika tenggat waktu sepenuhnya perintah) mengirimkan sistem informasi yang berfungsi dengan tepat dua bulan lebih lambat, dari pada mengirimkan tepat waktu sistem informasi yang tidak berguna yang penuh kesalahan. Melewati tenggat waktu merupakan hal yang problematis, namun mengembangkan sistem yang tidak memadai dapat menjadi malapetaka. Ini merupakan pilihan maana yang lebih baik dari dua hal yang buruk.

 

KELAYAKAN EKONOMIS

Hal mendasar dalam banyak proyek adalah kelayakan ekonomis. Selama fase awal proyek, analisis kelayakan ekonomis hanyalah menentukan apakah manfaat yang diperoleh dari menyelesaikan persoalan tersebut cukup berharga. Biaya secara praktis tidak mungkin diperkirakan pada tahap itu, karna persyaratan pengguna akhir dan solusi teknis alternative belum diidentifikasi. Akan tetapi, segera setelah persyaratan dan solusi spesifik diidentifikasi, analis dapat memperkirakan biaya dan keuntungan tiap alternative tersebut. Ini disebut analis cost-benefit.

 

TEKNIK ANALISIS COST BENEFIT

Kelayakan ekonomis telah didefinisikan sebagai analisis cost-benefit. Bagaimana biaya dan keuntungan diperkirakan? Bagaimana biaya dan keuntungan dibandingkan untuk menentukan kelayakan ekonomis? Subjek ini membahas tentang manajemen keuangan, analisis keputusan keuangan, ekonomi, dan analisis teknis.

 

 

 

BERAPA BANYAK BIAYA YANG DIBUTUHKAN SISTEM TERSEBUT?

Biaya dapat dibagi menjadi dua kategori. Ada biaya yang dihubungkan dengan pengembangkan sistem, dan ada biaya yang digabungkan dengan pengoperasian sistem. Biaya pertama dapat diperkirakan dari permulaan proyekdan seharusnya diperbaiki pada akhir tiap fase proyek. Biaya kedua dapat diperkirakan hanya sesudah solusi berbasis computer yang spesifik telah didefinisikan.

Biaya pengembangan sistem informasi dapat digolongkan menurut fase terjadinya. Biaya pengembangan sistem biasanya merupakan biaya satu kali, yang tidak akan berulang sesudah proyek selesai. Banyak organisasi memiliki kategori biaya standar yang harus dievaluasi. Jika kategori tersebut tidak tersedia, maka daftar berikut ini bisa membantu:

• Biaya personil – gaji analis sistem, programmer, konsultan, personil entri data, operator computer, sekretaris, dan semacamnya.
  
• Penggunaan computer – pemrograman, pengujian, konversi, word processing, pemeliharaaan kamus proyek, dan semacamnya.
  
• Pelatihan – jika personil computer atau pengguna akhir harus dilatih, maka pelatihan memerlukan pengeluaran.
  
• Biaya persediaa, duplikasi, dan perlengkapan.
  
• Biaya tiap peralatan dan perangkat lunak computer baru.
  

Biaya operasi sistem sepanjang sistem tersebut berfungsi dapat digolongkan sebagai biaya tetap dan biaya tidak tetap.

Fixed Cost/biaya tetap terjadi pada jarak waktu teratur tetapi pada tarif yang relative tetap. Contoh biaya operasi tetap antara lain:

• Pembayaran sewa dan pembayaran lisensi perangkat lunak.
  
• Gaji rata-rata operator sistem operasi dan personil pendukung.
  

Variable Cost/biaya variable terjadi sesuai dengan porsi beberapa factor kegunaan. Contoh nya antara lain:

1. Biaya pemakaian computer
   
2. Persedian
   
3. Biaya overhead rata-rata
   

 

APA MANFAAT YANG DISEDIAKAN SISTEM?

Tangible Benefit/Keuntungan Nyata adalah keuntungan yang dapat dengan mudah diukur. Keuntungan nyata biasanya diukur dalam konteks penyimpanan bulanan atau tahunan atau berdasarkan profit bagi perusahaan. Sebagai kemungkinan lain, keuntungan nyata dapat diukur dalam konteks penghematan atau profit unit biaya.

Intangible Benefit/Keuntungan Tidak Nyata adalah keuntungan yang sulit atau tidak mungkin diukur. Kecuali jika keuntungan ini merupakan yang paling sedikit diidentifikasi, maka mungkin banyak proyek akan menjadi tidak layak. Jika keuntungan tidak dapat diukur, maka sangat sulit untuk menerima validitas analisis cost-benefit yang didasarkan pada data yang tidak lengkap. Beberapa analis memperdebatkan eksistensi keuntungan tak nyata ini. Mereka memperdebatkan bahwa semua keuntungan dapat diukur; beberapa keuntungan lebih sulit diukur dari pada yang lainnya. Contoh dari keuntungan tidak nyata adalah peningkatan niat baik pelanggan.

 

APAKAH SISTEM YANG DIUSULKAN COST-EFFECTIVE?

Ada tiga teknik popular untuk memperkirakan kelayakan ekonomis, disebut juga cost-effectiveness: analisis payback, return on investment, dan net present value.

Pilihan teknis seharusnya mempertimbangkan audiens yang akan menggunakannya. Sebenarnya, semua manajer yang telah menjalani pendidikan sekolah bisnis sangat mengenal ketiga teknik tersebut. Sebuah konsep yang seharusnya dapat diaplikasikan pada tiap teknik tersebut adalah penyesuaian biaya dan keuntungan untuk merefleksikan nilai waktu terhadap uang.

 

NILAI WAKTU TERHADAP UANG

Sebuah konsep yang digunakan oleh ketiga teknik tersebut adalaah nilai waktu terhadap uang. Satu dolar saat ini bernilai lebih dari satu dolar pada satu tahun mendatang. Anda dapat menanamkan dolar saat ini, dan dengan bunga yang ters meningkat, anda akan memiliki lebih dari satu dolar setahun mendatang.

Beberapa biaya sistem akan berkembang sesudah implementasi. Selain itu, semua keuntungan sistem baru akan berkembang di masa depan. Sebelum analisis cost- benefit, biaya tersebut harus dikonversi ke nilai dolar saat ini.

Misalkan kita akan merealisasikan keuntungan $20.000 dua tahun mendatang. Berapakah nilai dolar saat ini untuk keuntungan $20.000 itu? Jika return on investments saat ini sekitar 10 % maka investasi $16.528 saat ini akan kembali pada kita $20.000 dalam dua tahun.

Karena suatu proyek lebih sering dibandingkan dengan proyeek lain yang memiliki waktu hidup berbeda, maka teknik analisis time-value telah menjadi metode cost-benefit yang lebih disukai bagi sebagian besar manajer. Dengan biaya dan keuntungan time-adjusting, anda dapat meningkatkan teknik cost-benefit berikut.

 

PAYBACK ANALYS

Payback analys merupakan metode yang sederhana dan popular dalam menentukan bagaimana dan kapan sebuah investasi akan balik modal. Karena biaya pengembangan sistem telah ada jauh sebelum keuntungan mulai bertambah, maka akan membutuhkan waktu lama bagi keuntungan untuk melampaui biaya. Sesudah implementasi, anda akan mengeluarkan ongkos operasi tambahan yang harus diperoleh kembali.

Payback analys menentukan berapa banyak waktu yang diperlukan sebelum keuntungan yang meningkat dan berkelanjutan. Periode waktu itu disebut payback period.

Pada gambar diatas kita melihat sebuah sistem informasi yang akan dikembangkan dengan biaya $418.040. biaya operasi bersih yang diperkirakan untuk tiap enam tahun mendatang juga ditunjukkan dalam table. Juga ditunjukkan keuntungan bersih yang diperkirakan selama enam tahun operasi yang sama. Berapa payback period-nya?

Pertama, kita menentukan biaya dan keuntungan untuk nilai waktu terhadap uang (yaitu, menetapkan nilai tersebut ke nilai dolar saat ini). Dengan cara: nilai dolar saat ini pada tahun n tergantung pada discount rate. Discount rate adalah presentase serupa dengan tingkat suku bunga yang anda peroleh pada tabungan anda. Pada banyak kasus discount rate untuk bisnis adalah opportunity cost untuk menanamkan modal pada proyek lain, termasuk kemungkinan berinvestasi di pasar saham, dll. Kemungkinan lain, discount rate dapat menggambarkan apa yang dianggap oleh perusahaan sebagai return on investment yang dapat diterima.

Misalkan discount rate untuk perusahaan contoh kita adalah 12 persen. Nilai saat ini disebut present value, untuk dolar di masa mendatang dapat dihitung dengan rumus berikut:

PV_n=1/(1+i)ⁿ

PV_n merupakan present value $1.00 n tahun dari saat ini dan I adalah discount rate. Oleh karena itu, present value dolar dua tahun dari sekarang adalah:

PV₂=1/(1+0,12)²=0.797

Pada gambar sebelumnya, perhatikan bahwa kita telah menetapkan semua biaya dan keuntungan pada contoh ke present value. Perhatikan pula bahwa discount rate pada tahun 0 adalah 1.000. present value dolar oada tahun 0 adalah $1. Dengan kata lain, jika anda memiliki satu dolar saat ini, maka dolar tersebut bernilai tepat $1.

Perhatikan biaya dan keuntungan seumur hidup kumulatif. Biaya seumur hidup secara berangsur-angsur meningkat dalam periode 6 tahun karena muncul biaya operasi. Tetapi perhatikan juga keuntungan seumur hidup bertambaah pada tingkat yang lebih cepat. Keuntungan seumur hidup akan melampaui biaya seumur hidup antara tahun 3 dan 4. Dengan membuat grafik membuat biaya dan keuntungan time-adjusted seumur hidup kumulatif, kita dapat memperkirakan bahwa break-even point akan menjadi kira-kira 3,5 tahun sesudah sistem mulai dioperasikan.

Perlu diperhatikan bahwa anda dapat melakukan payback analysis tanpa melakukan time-adjusting pada biaya dan keuntungan. Hasilnya adalah 2,8 tahun payback yang tampak lebih menarik dari pada 3,5 tahun yang kita hitung.

 

ANALISIS RETURN-ON-INVESTMENT

Teknik analisis return-on-investment (ROI) membandingkan keuntungan seumur hidup pada solusi atau proyek otomatis. ROI untuk solusi atau proyek adalah tingkat prosentase yang mengukur hubungan antara jumlah yang di dapat kembali bisnis tersebut dari sebuah investasi dan jumlah yang diinvestasikan. ROI seumur hidup untuk solusi atau proyek potensial dihitung sbb:

ROI Seumur hidup=(Keuntungan seumur hidup terestimasi-Biaya seumur hidup terestimasi)/Biaya seumur hidup terestimasi

Solusi yang menawarkan ROI tertinggi merupakan solusi yang terbaik. Akan tetapi sebagaimana halnya dengan analisis payback, bisnis dapat menetapkan ROI minimum yang dapat diterima untuk semua investasi. Jika tidak ada solusi alternative yang memenuhi standar minimum maka tidak ada alternative yang layak secara ekonomis. Sebagaimana analisis payback, kita dapat menghitung ROI tanpa melakukan time-adjusting.

 

NET PRESENT VALUE

Net Present Value pada alernatif investasi dianggap sebagai teknik cost-benefit yang lebih disukai oleh banyak manager terutama yang telah menjalani pendidikan sekolah bisnis. Pada awalnya pebisnis menentukan biaya dan keuntungan tiap tahun pada umur-hidup sistem. Pebisnis juga perlu menetapkan semua biaya dan keuntungan ke nilai dolar.

Gambar diatas mengilustrasikan teknik net present value. Biaya digambarkan sebagai aliran kas negative, sedangkan keuntungan digambarkan dengan aliran kas positif. Kitaa telah menetapkan semua biaya dan keuntungan pada contoh kita ke present value. Perlu diingat lagi bahwa discount rate pada tahun 0 adalah 1.000 atau $1.

Sesudah memotong semua biaya dan keuntungan, kurangi jumlah biaya yang telah dipotong dengan jumlah yang telah dipotong untuk menentukan net present value. Jika hasilnya positif, maka investasi tersebut bagus. Jika negtif, maka investasi tersebut buruk. Pada saat membandingkan banyak solusi ataau proyek, maka satu pilihan dengan net present value positif tertinggi adalah investasi terbaik. Hal ini daapat dilakukan bahkan jika alternative tersebut memiliki umur-hidup berbeda.

 

ANALISIS KELAYAKAN SISTEM KANDIDAT

Selama fase analisis keputusan dalam analisis sistem, analisis sistem mengidentifikasikan solusi sistem kandidat kemudian menganalisis solusi itu untuk mengetahui kelayakannya. Kita telah membahas kriteria dan teknik analisis. Pada bagian ini, kita mengevaluasi sepasang teknik dokumentasi yang dapat sangat meningkatkan perbandingan dan perbedaan solusi sistem kandidat. Keduanya menggunakan format matriks. Kegunaan matriks ini adalah untuk menggambarkan kandidat dan rekomendasi pada manajemen.

 

MATRIKS SISTEM KANDIDAT

Matriks pertama memungkinkan kita membandingkan sistem kandidat pada basis beberapa karakteristik. Candidate Systems Matrix atau Matriks Sistem Kandidat mendokumentasikan kemiripan dan perbedaan antara sistem kandidat; akan tetapi tidak menawarkan analisis.

Kolom matriks menggambarkan solusi kandidat. Analis yang berpengalaman selalu mempertimbangkan banyak pilihan implementasi. Paling tidak satu diantara pilihan tersebut adalah sistem yang sudah ada karena berfungsi sebagai dasar untuk membandingkan alternative tersebut.

Baris pada matriks menggambarkan karakteristik yang membedakan kandidat. Untuk memenuhi kebutuhan buku ini, kita mendasarkan beberapa karakteristik pada blok pembangun sistem informasi.

Pembagian nya adalah sebagai berikut:

• Stakeholder – mengidentifikasi bagaimana sistem berinteraksi dengan orang lain dan sistem yang lain
  
• Pengetahuan – mengidentifikasi bagaimana penyimpanan data akan diimplementasikan dan bagaimana output akan dihasilkan.
  
• Proses – mengidentifikasi bagaimana proses bisnis manual akan dimodifikasi, bagaimana proses computer akan diimplementasikan. Untuk selanjutnya, kita memiliki sejumlah pilihan, termasuk proses online versus batch dan perangkat lunak terpaket versus built-in-house.
  
• Komunikasi – mengidentifikasi bagaimana proses dan data akan disalurkan. Kita dapat mempertimbaangkan beberapa alternative – misalnya, solusi sentralisasi versus desentralisasi versus terdistribusi versus kerjasama (client/server).
  

  
   

TEMPLATE MATRIKS SISTEM KANDIDAT

	Nama Kandidat 1	Nama Kandidat 2	Nama Kandidat 3
Stakeholder
Pengetahuan
Proses
Komunikasi

 

Sel pada dokumen matriks apapun karakteristiknya membantu pembaca untuk memahami perbedaan antara pilihan-pilihan itu. Gambar diatas mengilustrasikan struktur dasar matriks itu.

Sebelum mempertimbangkan beberapa solusi, kita harus mempertimbangkan beberapa batasan pada solusi tersebut. Batasan solusi menyesuaikan dengan bentuk keputusan arsitektural untuk menyertakan urutan dan konsistensi pada aplikasi. Misalnya, arsitektur teknologi mungkin membatasi solusi pada relational database atau jaringan client/server.

 

Ada beberapa pendekatan untuk mengidentifikasi solusi kandidat, antara lain:

• Mengenali ide dan opini pengguna – di seluruh proyek sistem, pengguna daapat menyarankan solusi yang manual atau technology-related. Saran mereka perlu dipertimbangkan.
  

• Mengkonsultasikan standar metodologi dan arsitektur – banyak metodologi organisasi dan standar arsitektur yang menunjukkan bagaimana pemilihan solusi teknologi dan teknologi apa yang digunakan.
  
• Brainstorming solusi yang mungkin – brainstorming merupakan teknik yang efektif untuk mengidentifikasi solusi yang mungkin. Terutama jika dikerjakan menggunakan pendekatan atau kerangka kerja terorganisisr seperti blok pembangun IS atau karakteristik IS lain.
  
• Mencari referensi – analis seharusnya mengumpulkan ide dan opini dari orang lain dan organisasi lain yang telah mengimplementasikan sistem serupa.
  
• Membaca jurnal dan majalah yang sesuai – semua literatir dapaat menampilkan iklan dan artikel yang berhubungan dengan strategi otomatis, keberhasilan, kegagaln, dan teknologi.
  

Kombinasi pendekatan di atas dapat digunakan secara mandiri oleh anggota tim pengembang untuk mendapatkan sejumlah solusi siste alternative.

 

Karakteristik	Kandidat 1	Kandidat2	Kandidat 3
Bagian sistem yang dikomputerisasi Deskripsi ringkas bagian sistem yang akan dikomputerisasi dalam kandidat ini	COTS package platinum Plus yang berasal dari Entertainment Software Solution akan dibeli dan dikustomisasi untuk memuaskan kebutuhan fungsional Member Service	Member Service dan operasi gudang sehubungan dengan pemenuhan pemesanan.	Sama dengan kandidat 2
Keuntungan Deskripsi ringkas keuntungan bisnis yang aakaan direalisasikan paada kandidat ini.	Solusi ini dapat diimplementasikan secara cepat karena merupakan solusi pembelian	Dukungan penuh pengguna yang membutuhkan proses bisnis untuk Sound Stage Inc. Ditambah interaksi yang lebih efisien dengan rekening anggota.	Sama dengan kandidat 2

BEBERAPA CONTOH MATRIKS SISTEM KANDIDAT

 

 

MATRIKS ANALISIS KELAYAKAN

Matriks kedua ini melengkaapi matriks sistem kandidat dengan sebuah anaalisis dan peringkat sistem kandidat. Ini dinamakan feasibility aanaalysis matrix/matriks analisis kelayakan. Kolom matriks yang berhubungan dengan solusi kandidat sama dengan yang ditunjukkan dalam matriks sistem kandidat. Baris ditambahkan untuk mendeskripsikan solusi umum dan peringkat kaandidat. Format umumnya adalah sebagai berikut:

Deskripsi	Nama Kandidat 1	Nama Kandidat 2	Nama Kandidat 3
Kelayakan Operasional
Kelayakan teknis
Kelayakan Jadwal
Kelayakan ekonomis
Peringkat

 

Sel yang berisi penilaian kelayakan dituliskan untuk tiap kandidat. Tiap baris dapat diberi peringkat atau nilai untuk tiap standar (misalnya, untuk kelayakan operasional, kandidat dapat dirangking 1, 2, 3, dst.) Setelah penetapan peringkat atau penilaian semua kandidat pada tiap standar, maka peringkat atau nilai akhir dicatat pada baris terakhir. Tidak semua kriteria kelayakan setara tingkat kepentingannya. Sehingga, sebelum menetapkan peringkat terakhir, kandidat yang tidak layak menurut salah satu standar tersebut dapat dihapus. Pada kenyataannya hal ini tidak sering terjadi.

 

PROPOSAL SISTEM

Merekomendasikan sebuah solusi termasuk membuat system proposal/proposal sistem. Penyampaiannya biasanya berupa laporan tertulis resmi atau disampaikan melalui presentasi lisan kepada pemilik dan pengguna sistem. Oleh karena itu, analisis sistem harus mampu menulis laporan bisnis resmi dan membuat presentasi bisnis tanpa terjebak dalam pembahasan teknis maupun alternatifnya.

 

LAPORAN TERTULIS

Laporan tertulis merupakan metode yang sering disalahgunakan oleh analis untuk berkomunikasi dengan pengguna sistem. Ada kecenderungan untuk membuat laporan yang tebal agar tampak menarik. Kadang-kadang laporan seperti itu diperlukan, tapi lebih sering tidak. Jika seorang manager menerima laporan teknis setebal 300 halaman, manajer mungkin membacanya secara sabil lalu tetapi tidak membaca keseluruhan. Dan anda dapat memastikan bahwa laporan ini tida akan dipelajari secara mendetail.

PANJANG LAPORAN TERTULIS

Berikut ini dasar- dasar umum bagaimana membatasi ukuran laporan:

• Untuk level eksekutif manajer – satu atau dua halaman
  
• Untuk level manajer menengah – tiga sampai lima halaman
  
• Untuk level manajer supervisor – kurang dari 10 halaman
  
• Untuk level personil level pegawai – kurag dari 50 halaman
  

Dimungkinkan untuk mengelola laporan yang lebih besar dengan menyertakan sub laporan untuk manajer yang berada pada level yang berbeda. Sub laporan ini biasanya termasuk bagian awal dalam suatu laporan dan meringkas laporan itu dengan memusatkan pada hal-hal yang digaris bawahi.

 

SUSUNAN LAPORAN TERTULIS

Ada sebuah pola umum untuk mengelola beberapa laporan. Tiap laporan terdiri dari laporan utama dan tambahan. Elemen utama menggaambarkan informasi actual yang akan disampaikan dalam laporan tersebut. Karena elemen utama menyertakan informasi actual, maka semua laporan juga terdiri dari elemen tambahan. Elemen tambahan mengemas laporan itu sehingga pembaca dapat dengan mudah mengidentifikasi laporan dan elemen utamanya. Elemen tambahan juga menambahkan polesan professional pada laporan tersebut.

Elemen utama laporan tertulis dapat diatur dalam salah satu dari dua format, yaitu factual dan administrative. Format factual adalah format tradisional yang paling cocok untuk pembaca yang tertarik pada fakta, detail dan kesimpulan. Format ini tidak sesuai bagi sebagian besar manajer dan eksekutif. Format administrative merupakan format modern dan beroientasi hasil, yang disukai oleh sebagian besar manajer dan eksekutif. Format ini dirancang bagi pembaca yang menyukai hasil, bukan fakta. Format ini pada awalnya menggambarkan kesimpulan atau rekomendasi.

 

Format Faktual	Format Administratif
Pengenalan Metode Dan Prosedur Fakta Dan Rinciannya Diskusi Analisis Fakta Dan Rinciannya Rekomendasi Kesimpulan	Pengenalan Kesimpulan Dan Rekomendasi Ringkasan Diskusi Fakta Dan Rinciannya Metode Dan Prosedur Kesimpulan Akhir Lampiran Dengan Fakta Dan Detail

 

Kedua format menyatakan beberapa elemen umum. Pendahuluan harus menyertakan empat komponen, tujuan laporan, keterangan masalah, lingkup proyek dan narasi penjelasan isi laporan. Bagian Metode dan Prosedur memberi penjelasan singkat bagaimana informasi itu disajikan dalam sebuah laporan yang sedang dikembangkan. Bagian fakta mendeskripsikan tipe data factual yang disajikan. Kesimpulan seharusnya meringkas secara singkat laporan itu, menguji keterangan masalahnya, menelusuri, dan merekomendasikan.

 

ELEMEN TAMBAHAN LAPORAN TERTULIS

 

Surat Pengiriman

Jenis Halaman

Daftar Isi

Daftar Gambar, Islustrasi, dan Tabel

Abstrak Ringkasan Khusus

(Elemen utaman-tubuh laporan dalam format factual maupun administrative-digambarkan pada bagian laporan ini)

Lampiran

 

Diatas menunjukkan elemen tambahan atau paket padaa laporan dan hubungannya dengan elemen utama. Sebagian dari elemen ini adalah self-explanatory. Tidak ada laporan yang didistribusikan tanpa surat pengiriman pada penerima. Surat pengiriman memberi keterangan mengenai tipe kegiatan apa yang dibutuhkan dalam laporan tersebut.

Abstrak atau ringkasan eksekutif merupakan ringkasan satu ataau dua halaman dari keseluruhan laporan. Hal ini membantu pembaca untuk memutuskan apakaah laporan itu berisi informasi yang mereka ketahui. Sebagian besar manajer akan membacanya, kemungkinan melewatkan fakta dan detail lampiran.

 

MENULIS LAPORAN

Berikut ini merupakan beberapa petunjuk yang harus diperhatikan untuk menulis laporan resmi:

• Paragraf seharusnya menyampaikan ide tunggal. Paragraf seharusnya mengalir secara lancer dari satu paragraph ke paragraph selanjutnya. Struktur paragraph yang lemah biasanya dapat dilacak dengan melihaat kekuraangan pada uraaiannya.
  
• Kalimat seharusnya tidak terlalu kompleks. Rata-rata panjang kalimat seharusnya tidak lebih dari 20 kata.
  
• Tuliskan dalam tata bahasa aktif. Tata bahasa pasif menggunakan terlalu banyak kata dan membosankan jika digunakan terus-menerus.
  
• Hilangkan jargon, kata-kata besar, dan tidak berguna.
  

 

PRESENTASI FORMAL

Untuk mengkomunikasikan informasi kepada banyak orang yang berbeda yang terlibat dalam proyek pengembangan sistem, seorang analis sistem sering membutuhkan presentasi formal. Presentasi formal merupakan presentasi khusus yang digunakan untuk menjual gagassan baru dan memperoleh persetujuan daari adanya sistem baru. Presentasi ini mungkin juga digunakan untuk salah satu tujuan berikut: menjual sistem baru, menjual ide baru, menjual perubahan, menyampaikan kritik, menetapkan tujuan, menguji kesimpulan, menjelaskan fakta, dan laporan pengembangan. Dalam banyak kasus, presentasi resmi mungkin menetapkan atau menambahkan lebih banyak detail pada laporan tertulis.

Presentasi menawarkan keuntungan pengaruh melalui umpan balik yang cepat dan respon yang spontan. Audiens dapat merespon presenter, yang dapat menggunakan penekanan, jeda waktu, dan bahasa tubuh untuk menyampaikan pesan yang tidak mungkin disajikan dalam bentuk tertulis. Kelemahan presentasi adalah materi yang dipresentasikan biasanya mudah untuk dilupakan karena terlalu banyak kata yang diucapkan dan panduan visual nya bersifat sementara.

 

PERSIAPAN UNTUK PRESENTASI FORMAL

Garis besar dan alokasi waktu untuk presentasi lisan adalah sebagai berikut:

1. Pengenalan (seperenam dari total waktu yang tersedia)
   

   A. Keterangan Masalah.
   

   B. Pekerjaan yang diselesaikan sampai dengan saat itu.
   

2. Bagian Presentasi (dua-pertiga dari total waktu yang tersedia)
   
   1. Ringkasan masalah dan baatasan yang ada
      
   2. Deskripsi ringkasan dari sistem yang diajukan
      
   3. Analisis kelayakan
      
   4. Jadwal yang diajukan untuk menyelesaikan proyek.
      
3. Pertanyaan dan kekhawatiran audiens (waktu disini tidak termasuk dalam waktu yang dialokasikan untuk presentasi dan kesimpulan; tergantung pada siapa saja yang mengajukan pertanyaan dan menyuarakan kepentingannya.)
   
4. Kesimpulan (seperenam total waktu yang tersedia)
   
   1. Ringkasan Proposal
      
   2. Ajakan untuk tindakan (permintaaan otoritas yang anda butuhkan untuk melanjutkan pengembangan sistem.
      

 

PETUNJUK UNTUK BANTUAN VISUAL

 

MELAKSANAKAN PRESENTASI FORMAL

Untuk meningkatkan presentasi actual anda dapat melakukan haal-hal berikut:

1. Berpakaian secara professional
   
2. Hindari penggunaan kata "saya" saat membuat presentasi, gunakan kata "kami/kita"
   
3. Jagalah kontak mata dengan kelompok dan rasa percaya diri
   
4. Waspada dengan sikap anda, jangan terlalu banyak gerak tangan, melangkah, dll.
   

Kadang-kadang saat anda presentasi, beberapa audiens mungkin tidak mendengarkan. Saran berikut ini mungkin berguna agar orang tetap mau memperhatikan:

1. Berhenti berbicara sejenak.
   
2. Ajukan beberapa pertanyaan kepada audiens.
   
3. Cobaalah sedikit humor
   
4. Gunakan alat bantu
   
5. Ubah nada suara anda
   
6. Lakukan sesuatu yang tidak terduga.
   

 

Biasanya presentasi resmi akan menyediakan waktu bertanya bagi audiens. Kami menyarankan beberapa petunjuk berikut pada saat anda menjawab pertanyaan:

1. Biasakan menjawab suatu pertanyaan dengan serius
   
2. Berilah jawaban pada individu yang mengajukan pertanyaan dan juga pada seluruh audiens
   
3. Ringkaskan jawaban anda
   
4. Batasi waktu yang anda gunakan untuk menjawan tiap pertanyaan
   
5. Jujur, jika anda tidak tahu jawaban suatu pertanyaaan jangan pernah mengada-ada maupun berbohong.
   

 

MENINDAKLANJUTI PRESENTASI FORMAL

Sangat penting untuk menindaklanjuti presentasi formal karena kata-kata yang diucapkan dan bantuan visual yang mengesankan dalam suatu presentasi tidak akan diingat selamanya. Karena alas an ini, sebagian besar presentasi diikuti dengan laporan tertulis sehingga audiens maendapatkan salinan informasi yang telak dikomunikasikan secara lebih permanen.

 

DAFTAR PUSTAKA

Whitten, Jeffery L, Lonnie D. Bentley & Kevin C. Dittman. 2004. Systems Analysis and Design Methods (Diterjemahkan oleh Tim Penerjemah ANDI dengan judul Metode Desain dan Analisis Sistem).         Yogyakarta: ANDI.